stockvault-calculator-with-paperwork142129Sur chaque quittance envoyée au locataire figure le montant du loyer et le montant des provisions sur charges : focus sur la régularisation des charges.

Qu’est-ce que la régularisation des charges ?

Lorsque vous faites payer son loyer à votre locataire, ce dernier s’acquitte en fait du loyer et des charges. Ces dernières devant rester bien distinctes du loyer.
Le terme exact est en fait « provision sur charges récupérables», ce qui signifie que vous estimez un montant, généralement mensuel, de charges à payer, souvent en fonction de l’année précédente et que vous procédez ensuite à une régularisation des sommes versées.
Lorsque vous réglez des charges qui correspondent en fait à l’usage du logement et de l’immeuble, vous êtes en droit de les récupérer auprès de votre locataire et donc de vous faire rembourser ces frais engagés pour le compte du locataire.

Retrouvez la liste des charges récupérables auprès du locataire dans notre guide de la location.

Procéder à la régularisation des charges, c’est comparer le total des provisions versées par le locataire au total des dépenses réellement réglées par le propriétaire, sur la même période.
Cette comparaison établit soit un trop-perçu à rembourser au locataire, soit un supplément à lui demander.

Quand procéder à la régularisation des charges ?

Lorsque vous demandez à votre locataire de régler tous les mois une provision sur charges, vous devez procéder au moins 1 fois par an à la régularisation des charges. La loi ne prévoit pas de sanction pour les bailleurs qui oublient de procéder à cette régularisation annuelle.

Il faut pour cela avoir en votre possession l’état de répartition des charges et l’état des dépenses pour l’année précédente. Pour les copropriétaires, ce document est fourni par le syndic lorsque l’assemblée générale a approuvé les comptes de l’année précédente et voté le budget prévisionnel de l’année suivante.
Il faut également connaître le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Comment calculer la régularisation des charges ?

Lorsque vous disposez de tous les éléments nécessaires, vous pouvez calculer le montant de la régularisation annuelle.
Déterminez pour cela le total des provisions sur charges perçues et le montant des charges locatives payées.
Pour les copropriétaires, l’état de répartition des tantièmes et des familles de charges vous sera indispensable pour effectuer vos calculs. Bien répartir les charges dans la bonne famille (récupérable ou non) est très important car les propriétaires sont seuls responsables de la ventilation et du calcul effectués, même sils ont été faits par un syndic.

Comment informer le locataire, avec quels justificatifs ?

Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte détaillé des charges. Pour les locataires d’un logement situé dans une copropriété, le décompte doit indiquer les familles de charges (chaque dépense doit être affectée à une famille de charges) mais aussi la manière dont sont réparties les charges entre locataires.
Le propriétaire doit par ailleurs tenir à la disposition du locataire et pendant 1 mois à partir de l’envoi du décompte tous les justificatifs établissant le bien-fondé des charges demandées : factures, contrats de fournitures, etc.

Lorsque le délai de 1 mois est écoulé, les charges sont considérées comme justifiées (puisque non contestées).

A noter : le projet de loi ALUR de Mme Duflot en cours de discussions prévoit que soit en plus jointe une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Rembourser un trop-perçu, encaisser un supplément

Les trop-perçus sont de plus en plus rares alors que les suppléments sont « habituels ».
Selon le montant du supplément que vous indiquerez sur le prochain avis d’échéance, vous pouvez demander à votre locataire qu’il le règle intégralement avec le prochain loyer ou vous pouvez lui proposer d’étaler le paiement sur plusieurs mois. Vous devrez reporter toutes les sommes perçues et celles restant à percevoir sur les quittances et appels de loyer.
N’oubliez pas que demander un supplément important en une fois peut mettre votre locataire dans une situation délicate et que cela peut voir pour effet secondaire indésirable un impayé de loyer.

Pour les bailleurs qui doivent encaisser un supplément de charges, veillez à réévaluer le montant des provisions pour charges payées avec le loyer.

Que se passe-t-il en cas d’oubli de régularisation ?

Si la loi oblige les bailleurs à effectuer une régularisation annuelle des charges, elle ne prévoit pas pour autant de sanction en cas de défaillance.

Les bailleurs peuvent même actuellement remonter sur les 5 dernières années pour régulariser les charges. On parle alors de rattrapage de régularisation. Le projet de loi ALUR de Mme Duflot qui doit être examiné demain au Sénat prévoit toutefois de réduire ce délai de prescription à 3 ans.

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